Verspreide administratie
Notities manueel, beslissingen verspreid, acties zonder eigenaar, opvolging uit het geheugen.
Geconfigureerde workflowoplossing
VEXARA Meeting-to-Action neemt je vergadering op, maakt een gestructureerd verslag, herkent beslissingen en actiepunten en zet ze om in toegewezen taken.
Geen onvolledige notities, onduidelijke verantwoordelijkheden of vergeten afspraken meer.
Herkenbaar?
Veel vergaderingen leveren waardevolle ideeën en beslissingen op. Het probleem is wat er daarna gebeurt:
Notities zijn onvolledig of staan verspreid over verschillende plaatsen.
Niemand weet zeker wat er beslist is.
Actiepunten hebben geen duidelijke eigenaar en deadlines worden niet vastgelegd.
Verslagen zijn te laat klaar of worden manueel overgetypt in een ander systeem.
Deelnemers verlaten de vergadering met een verschillende interpretatie.
Opvolging hangt af van wie het zich nog herinnert.
Een vergadering zonder duidelijke acties en eigenaarschap zorgt voor méér communicatie in plaats van vooruitgang.
De oplossing
Meeting-to-Action bouwt een gestructureerde workflow rond elke relevante vergadering. Elke vergadering levert op:
Notities manueel, beslissingen verspreid, acties zonder eigenaar, opvolging uit het geheugen.
Verslag automatisch, beslissingen centraal, elke actie een eigenaar en deadline — iedereen werkt vanuit hetzelfde goedgekeurde verslag.
Het resultaat: minder administratie, snellere verslagen, minder vergeten afspraken, duidelijkere verantwoordelijkheden en meer zicht voor het management.
Hoe het werkt
Neem de vergadering op, bijvoorbeeld met Plaud (fysiek, online of hybride). Andere opnamebronnen zijn mogelijk.
De opname wordt een doorzoekbare transcriptie en een gestructureerd verslag volgens jullie sjabloon — geconfigureerd, niet generiek.
Beslissingen, openstaande vragen en actiepunten worden automatisch geïdentificeerd, met voorstel van eigenaar en deadline.
Een teamlid controleert en corrigeert de output vóór verspreiding. AI bereidt voor; jullie organisatie blijft in controle.
Het goedgekeurde verslag wordt gedeeld en bewaard bij de juiste klant of het juiste project. Acties kunnen optioneel als taken in het VEXARA Task Dashboard terechtkomen.
Omdat VEXARA de capture-setup configureert op jullie context, bouwen goedgekeurde verslagen een doorzoekbare kennisbank op. Zo vind je beslissingen, notulen en afspraken terug over al je vergaderingen heen — niet alleen in het laatste verslag.
Sectoren en toepassingen
Klantgesprekken worden verslagen met acties per dossier: ontbrekende documenten, taken voor dossierbeheerders, opvolgafspraken.
Werfverslagen en klantgesprekken worden offerte-acties, technische beslissingen, taken voor onderaannemers en projectdeadlines.
Teamoverleg en klantafspraken worden zichtbare taken, verantwoordelijkheden en opvolging.
Daarnaast bruikbaar voor management-, project-, sales- en één-op-één-gesprekken — overal waar vergaderingen werk opleveren.
Opname
Plaud is een praktisch opnamekanaal voor fysieke vergaderingen. Maar Plaud is één mogelijk kanaal: de waarde van de oplossing zit in de volledige workflow ná de opname — verslag, beslissingen, acties, goedkeuring en opvolging. Andere opname- of transcriptiebronnen zijn mogelijk.
Belangrijk: vergaderingen opnemen vereist toestemming van de deelnemers en naleving van het bedrijfsbeleid en de privacywetgeving. VEXARA neemt dit mee in elke implementatie.
Integratie
Meeting-to-Action werkt volledig zelfstandig. Voor bedrijven die centrale controle willen, kunnen goedgekeurde acties rechtstreeks in het Task Dashboard stromen.
Een recorder levert een verslag. Het Task Dashboard maakt er opgevolgd werk van.
Aanpak en pakketten
Vergadertypes, huidige verslaggeving, sjablonen en goedkeuringsproces in kaart.
Verslagstructuur, terminologie, eigenaars en goedkeuringsstappen — plus training zodat het team het echt gebruikt.
Eén vergadertype of team, daarna optimalisatie en uitrol.
Pakketten
Geen publieke prijzen tot het leveringsmodel gevalideerd is. Training & adoptie en de doorzoekbare meeting-kennisbank horen bij Connected en Control.
Vertrouwen en controle
Vergaderinformatie kan gevoelig zijn. De oplossing is daarom ontworpen rond: afgesproken opnamepraktijken en toestemming van deelnemers, gecontroleerde toegang, menselijke review vóór verspreiding, veilige opslag, duidelijke bewaartermijnen en correcte omgang met persoonlijke of vertrouwelijke informatie.
AI bereidt de output voor. Jullie organisatie blijft in controle.
Veelgestelde vragen
Ja, het is een zelfstandige oplossing voor verslaglegging en opvolging.
Nee. Plaud is één mogelijke opnamebron; andere bronnen kunnen ondersteund worden.
Het systeem stelt taken voor. Wij adviseren een menselijke goedkeuringsstap vóór taken worden toegewezen.
Ja, de output wordt geconfigureerd rond jullie structuur en terminologie.
Ja, Nederlands is het uitgangspunt.
Dat hangt af van tooling, configuratie en intern beleid; we bekijken dit samen tijdens de implementatie.
Goedgekeurde notulen en beslissingen worden doorzoekbaar bewaard, zodat je afspraken over vergaderingen heen terugvindt — inbegrepen bij Connected en Control.
Ja bij Connected en Control: training & adoptie gekoppeld aan jullie echte vergaderworkflows, zodat het team de oplossing echt gebruikt.
Ontdek hoe VEXARA jouw vergaderingen omzet in gestructureerde verslagen, duidelijke verantwoordelijkheden en betrouwbare opvolging.
Of mail rechtstreeks naar info@vexara.be